സേവനം അതിവേഗം; കേരളത്തിലെ ആദ്യത്തെ വിദ്യാഭ്യാസ ഇ-ഓഫീസായി തൃശൂര്‍ ഡി ഡി ഓഫീസ്

4 years, 4 months Ago | 487 Views

സേവനങ്ങള്‍ സുതാര്യവും സമയബന്ധിതവുമാക്കുക എന്ന ലക്ഷ്യം മുന്‍നിര്‍ത്തി തൃശൂര്‍ വിദ്യാഭ്യാസ ഉപജില്ല ഡയറക്ടറുടെ കാര്യാലയം പൂര്‍ണമായും പേപ്പര്‍ഫയല്‍ രഹിതമാകുന്നു. സര്‍ക്കാരിന്റെ നൂറു ദിനകര്‍മ്മ പരിപാടിയില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തി ഇ- ഓഫീസാകാന്‍ തയ്യാറെടുക്കുകയാണ് ഡി ഡി എഡ്യൂക്കേഷന്‍ ഓഫീസ്. കേരളത്തിലെ പതിനാല് ഉപജില്ലാ ഡയറക്ടറുടെ കാര്യാലയങ്ങളും ഇത്തരത്തില്‍ ഇ-ഓഫീസായി മാറും. ഇതില്‍ തൃശൂര്‍ ജില്ലയാണ് പദ്ധതി ആദ്യമായി പ്രാവര്‍ത്തികമാക്കിയത്. ഏറ്റവും കൂടുതല്‍ ഫയലുകള്‍ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതും ജില്ലയിലാണ്.

സര്‍ക്കാര്‍ സംവിധാനങ്ങള്‍ വേഗത്തില്‍ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനു വേണ്ടി നാഷണല്‍ ഇ-ഗവേണന്‍സ് പ്ലാനിന്റെ കീഴില്‍ നാഷണല്‍ ഇന്‍ഫര്‍മാറ്റിക്‌സ് സെന്റര്‍ വഴി വികസിപ്പിച്ചെടുത്ത് നടപ്പിലാക്കുന്ന പദ്ധതിയാണ് ഇ-ഓഫീസ്. പദ്ധതി പ്രാവര്‍ത്തികമാകുന്നതോടെ ഒരു ഫയല്‍ സംബന്ധിച്ച്‌ തീരുമാനം എടുക്കണമെങ്കില്‍ ഓഫീസര്‍മാര്‍ക്ക് വീട്ടിലിരുന്നും ചെയ്യാമെന്നതാണ് ഏറ്റവും വലിയ പ്രയോജനം.

ലോക്ക് ഡൗണ്‍ പോലുള്ള പ്രതിസന്ധിഘട്ടങ്ങളില്‍ പ്രവര്‍ത്തികള്‍ തടസ്സമില്ലാതെ വര്‍ക്ക് ഫ്രം ഹോമിലൂടെ നടപ്പിലാക്കാന്‍ സാധിക്കും. പദ്ധതി നടപ്പിലാക്കുന്നതിനായി ഇന്‍ഫര്‍മേഷന്‍ കേരളാ മിഷന്‍ സാങ്കേതിക വിഭാഗം ജീവനക്കാര്‍ക്ക് പ്രത്യേക പരിശീലനം നല്‍കിയിട്ടുണ്ട്. ഭൂരിഭാഗം ജീവനക്കാരും കമ്പ്യൂട്ടർ  പ്രാവീണ്യമുളളവരായതിനാല്‍ പദ്ധതി നടത്തിപ്പ് ഉദ്ദേശിച്ച രീതിയില്‍ നടപ്പിലാക്കാന്‍ കഴിഞ്ഞുവെന്ന് അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റിവ് അസിസ്റ്റന്റ് എം ബി പ്രശാന്ത് ലാല്‍ പറഞ്ഞു.

നിലവില്‍ ഓഫീസിലെ പ്രധാനപ്പെട്ട സെക്ഷനുകളെല്ലാം ഇ ഫയലിലാണ്. പേപ്പര്‍ ഫയലുകള്‍ സ്‌കാൻ  ‍ചെയ്ത് പി ഡി എഫ് ഫോര്‍മാറ്റിലാക്കി ഡാറ്റാബേസിലേക്ക് മാറ്റി സെക്ഷനുകളിലേക്കും സെക്ഷന്‍ സൂപ്രണ്ടിനും അടുത്ത അതോറിറ്റിയിലേക്കും ഇ ഫയലായി നല്‍കും. സബ് ഓഫീസുകളില്‍ നിന്നും ജനങ്ങളില്‍ നിന്നുമുള്ളതെല്ലാം ഈ രീതിയിലേക്ക് മാറ്റുകയാണ് ചെയ്യുന്നത്. ഇതിനായി ഓഫീസില്‍ പ്രത്യേക ഫയല്‍ ട്രാക്കിംഗ് സിസ്റ്റം തന്നെ നടപ്പിലാക്കിയിട്ടുണ്ട്.

ഒന്നര മാസം മുൻപാണ്  പണി തുടങ്ങിയത്. മാര്‍ച്ചില്‍ ഇതിനായുള്ള പരിശീലനം ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്ക് കിട്ടിയിരുന്നെങ്കിലും ലോക്ക്ഡൗണ്‍ മൂലം നീണ്ടു പോകുകയായിരുന്നു. 80ഓളം വരുന്ന സെക്ഷനുകളിലെ ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്ക് യൂസര്‍ നെയിമും പാസ്സ് വേര്‍ഡും നല്‍കി. ഇതിന്റെ 50 ശതമാനം പ്രവൃത്തികളും പൂര്‍ത്തിയായി. പുതുതായി ട്രാന്‍സ്ഫര്‍ ആയി വന്ന ജോലിക്കാര്‍ക്ക് കൂടി യൂസര്‍നെയിമും പാസ്‌വേഡും നല്‍കും. ഇതും ഒരാഴ്ചയ്ക്കുള്ളില്‍ പൂര്‍ത്തിയാകും.

ഐ ടി രംഗത്തെ നൂതന സാധ്യതകള്‍ പരമാവധി ഉപയോഗപ്പെടുത്തി കൊണ്ട് സര്‍ക്കാര്‍ നടപടികളും പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളും കാര്യക്ഷമമായ രീതിയില്‍ വേഗത്തില്‍ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനാണ് സര്‍ക്കാര്‍ ഓഫീസുകള്‍ ഇ-ഓഫീസാക്കി മാറ്റുന്നത്. കാലക്രമേണ എല്ലാ സര്‍ക്കാര്‍ ഓഫീസുകളെയും കടലാസ് രഹിത ഓഫീസാക്കി മാറ്റുക എന്നതാണ് പദ്ധതിയുടെ ലക്ഷ്യം.